سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها، سیستم هایی هستند که برای جمع آوری، ذخیره، پردازش و انتقال اطلاعات در سازمان استفاده می شوند. این سیستم ها شامل سخت افزار، نرم افزار، شبکه های ارتباطی و فرآیندهای کسب و کار مرتبط با اطلاعات هستند. سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها می توانند شامل موارد زیر باشند:

1. سیستم های مدیریت پایگاه داده: این سیستم ها برای ذخیره و سازماندهی اطلاعات مورد نیاز سازمان در پایگاه داده ها استفاده می شوند. آنها قابلیت جستجو، استخراج و به اشتراک گذاری اطلاعات را فراهم می کنند.

2. سیستم های مدیریت منابع سازمانی (ERP): این سیستم ها برای مدیریت منابع مالی، انسانی، تامین و غیره در سازمان استفاده می شوند. آنها اطلاعات مربوط به فروش، موجودی، حسابداری و سایر فعالیت های سازمان را به صورت یکپارچه و متمرکز در دسترس قرار می دهند.

3. سیستم های تصمیم گیری مدیریتی (MIS): این سیستم ها برای جمع آوری، تجزیه و تحلیل و ارائه اطلاعات مدیریتی برای تصمیم گیری در سازمان استفاده می شوند. آنها از اطلاعات درونی و خارجی سازمان استفاده می کنند و گزارش ها، نمودارها و داشبوردها را ایجاد می کنند.

4. سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری (DSS): این سیستم ها برای کمک به تصمیم گیری در مواقعی استفاده می شوند که نیاز به تحلیل پیچیده و تصمیم گیری استراتژیک داریم. آنها ابزارها و مدل های تحلیلی را فراهم می کنند که به مدیران کمک می کند تصمیم های بهتری بگیرند.

5. سیستم های ارتباطی و همکاری: این سیستم ها برای ارتباط و همکاری درون سازمان استفاده می شوند. آنها شامل ایمیل، چت، ویدئو کنفرانس و سایر ابزارهای ارتباطی می شوند.

سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها بهبود کارایی، افزایش تصمیم گیری های بهتر و بهبود همکاری در سازمان کمک می کنند.

تعاریف مرتبط با سیستم ها اطلاعاتی

در زمینه سیستم های اطلاعاتی، تعاریف زیر می توانند مرتبط باشند:

1. سیستم اطلاعاتی: سیستمی که برای جمع آوری، ذخیره، پردازش، انتقال و استفاده از اطلاعات در یک سازمان یا سازمان ها استفاده می شود.

2. سیستم مدیریت اطلاعات: سیستمی که برای مدیریت اطلاعات در سازمان استفاده می شود. این سیستم ها شامل فرآیندها، فناوری ها و ساختارهای سازمانی هستند که برای جمع آوری، ذخیره، پردازش، انتقال و استفاده از اطلاعات در سازمان استفاده می شوند.

3. سیستم اطلاعات مدیریت: سیستمی که برای جمع آوری، ذخیره، پردازش و انتقال اطلاعات مدیریتی در سازمان استفاده می شود. این سیستم ها اطلاعاتی را فراهم می کنند که مدیران برای تصمیم گیری و مدیریت بهتر سازمان نیاز دارند.

4. سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع سازمانی: سیستمی که برای مدیریت منابع سازمانی مانند مالی، انسانی، تامین و غیره استفاده می شود. این سیستم ها اطلاعات مربوط به فعالیت های مختلف سازمان را جمع آوری، ذخیره، پردازش و ارائه می کنند.

5. سیستم تصمیم گیری مدیریتی: سیستمی که برای تجمیع، تحلیل و ارائه اطلاعات مدیریتی برای تصمیم گیری در سازمان استفاده می شود. این سیستم ها به مدیران کمک می کنند تصمیم های بهتری بگیرند و فرآیندهای تصمیم گیری را بهبود بخشند.

تعاریف نشان می دهند که سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها برای جمع آوری، ذخیره، پردازش و انتقال اطلاعات در سازمان استفاده می شوند و در بهبود عملکرد سازمان، تصمیم گیری و همکاری نقش مهمی دارند.

سیستم های اطلاعاتی به چند بخش تقسیم می شوند؟

سیستم های اطلاعاتی به چند بخش تقسیم می شوند که عبارتند از:

1. سیستم های تعاملی: این سیستم ها برای تعامل مستقیم با کاربران و ارائه اطلاعات در زمان واقعی استفاده می شوند. مثال هایی از سیستم های تعاملی شامل وب سایت ها، پورتال ها، سیستم های گفتگوی آنلاین و سیستم های مدیریت مشتری (CRM) هستند.

2. سیستم های تراکنشی: این سیستم ها برای انجام عملیات تراکنشی روزمره در سازمان استفاده می شوند. آنها اطلاعات مربوط به فروش، خرید، موجودی و حسابداری را پردازش می کنند. مثال هایی از سیستم های تراکنشی شامل سیستم های مدیریت فروش (POS)، سیستم های حسابداری و سیستم های مدیریت موجودی (IMS) هستند.

3. سیستم های تصمیم گیری: این سیستم ها برای جمع آوری، تجزیه و تحلیل و ارائه اطلاعات مدیریتی برای تصمیم گیری استفاده می شوند. آنها ابزارها و مدل های تحلیلی را فراهم می کنند که به مدیران کمک می کند تصمیم های بهتری بگیرند. مثال هایی از سیستم های تصمیم گیری شامل سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) و سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری (DSS) هستند.

4. سیستم های همکاری: این سیستم ها برای همکاری و اشتراک گذاری اطلاعات و منابع درون سازمان استفاده می شوند. آنها به کاربران امکان می دهند تا به صورت همزمان روی پروژه ها کار کنند و از طریق ابزارهای ارتباطی و همکاری به اشتراک گذاری اطلاعات بپردازند. مثال هایی از سیستم های همکاری شامل سیستم های مدیریت اسناد و سیستم های مشارکتی (Collaboration) هستند.

این تقسیم بندی نشان می دهد که سیستم های اطلاعاتی می توانند بر اساس نوع تعامل، عملیات، تصمیم گیری و همکاری تقسیم بندی شوند. هر یک از این بخش ها نقش مهمی در جمع آوری، پردازش و انتقال اطلاعات در سازمان دارند.

انواع سیستم های اطلاعاتی در سازمان چیست؟

در سازمان‌ها می‌توان انواع مختلفی از سیستم‌های اطلاعاتی را مشاهده کرد. برخی از انواع سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها عبارتند از:

1. سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی (ERP): این سیستم‌ها برای مدیریت منابع مالی، منابع انسانی، زنجیره تأمین و سایر فعالیت‌های سازمانی استفاده می‌شوند.

2. سیستم‌های مدیریت رابطه با مشتری (CRM): این سیستم‌ها برای مدیریت ارتباط با مشتریان، فروش و بازاریابی استفاده می‌شوند.

3. سیستم‌های مدیریت دانش (KM): این سیستم‌ها برای جمع‌آوری، ذخیره و به اشتراک گذاری دانش سازمانی استفاده می‌شوند. 4. سیستم‌های تصمیم‌گیری هوشمند (IDS): این سیستم‌ها برای تحلیل داده‌ها و کمک به فرآیند تصمیم‌گیری در سازمان استفاده می‌شوند.

5. سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS): این سیستم‌ها برای جمع‌آوری، ذخیره و پردازش اطلاعات مدیریتی استفاده می‌شوند.

6. سیستم‌های تولید و عملیات (OPS): این سیستم‌ها برای مدیریت فرآیندهای تولید و عملیاتی سازمان استفاده می‌شوند.

همچنین، سیستم‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری (DSS)، سیستم‌های اطلاعات جغرافیایی (GIS) و سیستم‌های اطلاعات اجتماعی (SIS) نیز در سازمان‌ها استفاده می‌شوند.

سیستم های اطلاعات اجرایی (EIS):

سیستم‌های اطلاعات اجرایی (EIS) یا همچنین به عنوان سیستم‌های اطلاعات اجرایی استراتژیک (ESS) نیز شناخته می‌شوند. این سیستم‌ها برای پشتیبانی از فرآیندهای تصمیم‌گیری در سطح اجرایی و استراتژیک سازمان استفاده می‌شوند. برخی از ویژگی‌های سیستم‌های اطلاعات اجرایی عبارتند از:

1. تأمین اطلاعات استراتژیک: سیستم‌های اطلاعات اجرایی اطلاعاتی از منابع داخلی و خارجی سازمان جمع‌آوری می‌کنند و این اطلاعات به صورت خلاصه و مختصر به مدیران ارائه می‌شوند تا در فرآیند تصمیم‌گیری استراتژیک استفاده شوند.

2. تحلیل و گزارش‌دهی: سیستم‌های اطلاعات اجرایی توانایی تحلیل و گزارش‌دهی از داده‌ها را دارند. این سیستم‌ها معمولاً از فنون تحلیل داده‌ها مانند داده‌کاوی و هوش مصنوعی برای استخراج اطلاعات مفید استفاده می‌کنند.

3. پشتیبانی از تصمیم‌گیری استراتژیک: سیستم‌های اطلاعات اجرایی به مدیران کمک می‌کنند تا در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک سازمانی بهتر و دقیق‌تر عمل کنند. این سیستم‌ها اطلاعاتی را فراهم می‌کنند که برای تحلیل و تصمیم‌گیری در زمینه‌های مهمی مانند رقابت با رقبا، تغییرات در بازار و روند رشد سازمان مورد نیاز است.

4. ارتباط با سیستم‌های دیگر: سیستم‌های اطلاعات اجرایی معمولاً با سایر سیستم‌های اطلاعاتی سازمان ارتباط دارند. این ارتباط می‌تواند شامل تبادل داده‌ها و اطلاعات با سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی، سیستم‌های مدیریت رابطه با مشتریان و سایر سیستم‌های سازمانی باشد.

با استفاده از سیستم‌های اطلاعات اجرایی، مدیران سازمان قادر خواهند بود تا اطلاعات استراتژیک مورد نیاز خود را در هر زمان و در هر مکانی در اختیار داشته باشند و در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک سازمانی بهتر و سریع‌تر عمل کنند.

سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS):

سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS) سیستم هایی هستند که برای کمک به تصمیم گیری در سازمان ها و شرکت ها طراحی شده اند. این سیستم ها از داده های مرتبط جمع آوری شده و با استفاده از الگوریتم ها و مدل های تحلیلی، به کاربران اطلاعات و تحلیل های مفیدی ارائه می دهند تا در فرآیند تصمیم گیری بهتر و موثرتر عمل کنند.

سیستم های پشتیبانی تصمیم می توانند در بسیاری از صنایع و حوزه های کاری استفاده شوند، از جمله مدیریت منابع انسانی، مالی، تولید و عملیات، بازاریابی و فروش، زنجیره تأمین و غیره. این سیستم ها می توانند به کاربران امکاناتی مانند تحلیل حساسیت، مدل سازی و شبیه سازی، پیش بینی، بهینه سازی و گزارش گیری را فراهم کنند.

به طور کلی، سیستم های پشتیبانی تصمیم به کاربران کمک می کنند تا در فرآیند تصمیم گیری خود از داده های دقیق و معتبر استفاده کنند و تصمیم های بهتری بگیرند.

سیستم مدیریت اطلاعات (MIS):

سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS) یا Decision Support Systems به سیستم هایی اطلاق می شود که برای کمک به فرآیند تصمیم گیری در سازمان ها استفاده می شوند. این سیستم ها به منظور جمع آوری، تجزیه و تحلیل و ارائه اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری به کار می روند. سیستم های پشتیبانی تصمیم معمولاً از ابزارهایی مانند پایگاه داده ها، سیستم های گزارش گیری، سیستم های تحلیلی، مدل های ریاضی و روش های تصمیم گیری استفاده می کنند.

سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) یک سیستم است که برای جمع آوری، ذخیره، تجزیه و تحلیل و ارائه اطلاعات در سازمان ها استفاده می شود. این سیستم ها برای مدیریت عملکرد سازمان ها و پشتیبانی از فرآیندهای تصمیم گیری استفاده می شوند. سیستم مدیریت اطلاعات عموماً شامل ابزارهایی مانند پایگاه داده ها، سیستم های گزارش گیری، سیستم های تحلیلی و نرم افزارهای مدیریتی است. این سیستم ها به مدیران کمک می کنند تا اطلاعات مورد نیاز خود را از سازمان جمع آوری کرده و برای تصمیم گیری استفاده کنند.

سیستم پردازش تراکنش ها (TPS):

سیستم پردازش تراکنش ها (TPS) یک سیستم است که برای جمع آوری، ذخیره، پردازش و ثبت تراکنش ها در سازمان ها استفاده می شود. این سیستم ها عموماً در بخش های عملیاتی سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرند و به منظور پردازش تراکنش های روزانه مانند فروش، خرید، پرداخت حقوق و غیره استفاده می شوند.

سیستم پردازش تراکنش ها عموماً شامل سخت افزار، نرم افزار و فرآیندهای مربوط به جمع آوری و پردازش تراکنش ها است. این سیستم ها به صورت خودکار تراکنش ها را ثبت و پردازش می کنند و اطلاعات مربوط به تراکنش ها را در پایگاه داده های مربوطه ذخیره می کنند. سیستم پردازش تراکنش ها به سازمان ها کمک می کند تا به صورت دقیق و قابل اعتماد تراکنش های خود را پردازش کنند و اطلاعات مربوط به آنها را ذخیره و مدیریت کنند.

چگونه یک سیستم اطلاعات برای سازمان خود تهیه کنیم؟

برای تهیه یک سیستم اطلاعات برای سازمان خود، مراحل زیر را می توانید دنبال کنید:

1. تعیین نیازها و هدف: ابتدا باید نیازها و هدف های سازمان خود را تعیین کنید. مشخص کنید که سیستم اطلاعات چه نوع اطلاعاتی را باید جمع آوری، ذخیره و پردازش کند و برای چه هدفی قرار است استفاده شود.

2. تحلیل نیازها: در این مرحله باید نیازها و الزامات دقیق تری را بررسی کنید. بررسی کنید که سازمان چه نوع اطلاعاتی را نیاز دارد، چگونه این اطلاعات باید جمع آوری و پردازش شوند و چه نوع گزارشات و تحلیل هایی باید ارائه شود.

3. انتخاب فناوری: این مرحله شامل انتخاب فناوری های مناسب برای پیاده سازی سیستم اطلاعات است. بررسی کنید که چه نوع سخت افزار، نرم افزار و ابزارهای دیگری برای ساخت سیستم اطلاعات لازم است.

4. طراحی و توسعه: در این مرحله سیستم اطلاعات طراحی و توسعه می شود. بررسی کنید که چه نوع پایگاه داده، رابط های کاربری، الگوریتم ها و فرآیندهایی برای جمع آوری، ذخیره و پردازش اطلاعات لازم است.

5. آزمایش و ارزیابی: پس از توسعه سیستم، آن را آزمایش کنید و ارزیابی کنید. بررسی کنید که آیا سیستم به درستی کار می کند و نیازها و هدف های سازمان را برآورده می کند یا خیر.

6. پیاده سازی: در این مرحله سیستم اطلاعات در سازمان شما پیاده سازی می شود. اطمینان حاصل کنید که سیستم به درستی مورد استفاده قرار می گیرد و کارکرد صحیحی دارد.

7. آموزش و پشتیبانی: برای استفاده موثر از سیستم اطلاعات، کارکنان سازمان باید آموزش دیده و پشتیبانی شوند. اطمینان حاصل کنید که کارکنان سازمان قادر به استفاده از سیستم هستند و در صورت نیاز به پشتیبانی در دسترس هستند.

8. نظارت و بهبود: پس از پیاده سازی سیستم، آن را نظارت کنید و بهبود های لازم را اعمال کنید. مشاهده کنید که آیا سیستم به درستی عمل می کند و در صورت نیاز به تغییرات و بهبود هایی در سیستم اقدام کنید.